Carta do Utilizador de uma viatura – Ferramenta de incremento de valor

Carta Utilizador Viatura Cartrack

Uma boa gestão de frotas identifica o condutor como um fator crítico para obter os melhores resultados no uso da frota. E falamos de, pelo menos, dois resultados, nomeadamente o resultado económico e o resultado operacional. Por agora, abordaremos o caso do utilizador/beneficiário em que o uso da viatura assume duas dimensões: uso profissional e pessoal.

CARTA DO UTILIZADOR

A Carta do Utilizador define, promove e monitoriza uma condução prudente, segura e económica, através de:

  • Informação proveniente de medições geradoras de report mensal de consumos da viatura – quanto a combustível versus kms rodados, desgaste e substituição de consumíveis dos diversos sistemas mecânicos da viatura – através da análise atenta dos relatórios de manutenção.
  • Report regular e periódico com indicadores de uso, consumo e custo global (combustíveis, portagens, multas, despesas de manutenção preventiva e manutenção curativa, entre outras), bem como desvios ao orçamentado e acordado para o utilizador.
  • Report da condução quanto a tipo e frequência de travagens, evolução brusca das rotações, trabalho ao ralenti. Isto permite identificar o tipo de condução e produzir recomendações de melhoria na condução. De uma forma construtiva pode também indicar a frequência de aulas de condução segura e económica (o que pode permitir o estabelecimento de um protocolo com escola de condução) a partir de sistemas de Gestão de Frota* (com suporte técnico aplicado na viatura).
  • Existência de um controlo de horas e dias de utilização da viatura (existindo sistemas de Gestão de Frota* com suporte técnico aplicado na viatura).
Também é preciso ter em atenção:
  • Report de dias de viatura inoperacional e detalhe de dias de inoperacionalidade por condução não recomendada (critérios a fixar).
  • Existência de report que produz informação sobre a emissão de carbono por viatura e por departamento (a partir de Sistema de Gestão de Frota *).
  • Informação da imputação ao utilizador pela empresa de custos resultantes de condução ou uso imprudente da viatura nomeadamente multas, reboques (resultantes de mau estacionamento), agravamento de prémios de seguro por sinistralidade (de condução imprudente).
  • Identificação da estimativa de kms mensais e anuais previstos, com ponderação de impacto dos desvios no custos orçamentado e/ou contratado.
  • Instituiçação da obrigatoriedade do utilizador/beneficiário justificar os desvios.
Também não nos podemos esquecer:
  • Introdução do Documento Mensal Tipificado quanto ao estado da viatura, abrangendo a totalidade da viatura e com entrega mensal (se possível via portal do colaborador).
  • Definição da obrigatoriedade da não condução após a tomada de álcool e outras substâncias proibidas pela legislação aplicável.
  • Identificação e produção de quadro dos melhores desempenhos face ao previsto e em termos de impacto ambiental.
  • Em linha com o ponto anterior, apresentação de um sistema de pontuação pelos resultados da utilização que assume um caráter recompensador pela oferta de dias de férias adicionais, brindes comerciais ou outras iniciativas com caráter motivador.
  • O desrespeito por alguns destes pontos acarreta ações restritivas quanto ao uso da viatura definidos em regulamento interno específico a definir e a distribuir a todos os utilizadores da viatura.

Esta “ferramenta”, com a devida revisão, aplica-se à frota de caráter unicamente profissional.

Além disso, esta ação deve permitir identificar procedimentos e processos de melhoria que se estendem ao departamento.

Consideramos muito positivo a existência de Sistemas de Gestão de Frota* com suporte técnico aplicado na viatura pois contribuem para benefícios económicos, operacionais e ambientais.

A aplicação da Carta do Utilizador deve ser introduzida com ponderação, discutida com os colaboradores e incluir a definição de objetivos, como já dito, de caráter económico e operacional, com revisão periódica.

 

Fotografia por Fernando Piçarra Fotografia

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José Henriques 

Consultor e formador de Gestão de Operações e Logística – CEO da Magnum Cap